UFFICIO VIRTUALE
F.A.Q.
ApplicazioniA cosa ti serve l'ufficio virtuale
Servizi e applicazioni
Come organizzare l'ufficio
Generalità
Che cosa è il nostro ufficio virtuale ? Devo imparare molte cose nuove per poter usare l'ufficio? Cosa mi serve per utilizzarlo? Viene fornito anche accesso ad Internet ed e mail? Posso usare l'ufficio in ambiente Mac OS, Unix o Linux?
Posso usare l'ufficio anche da palmare/pda? Come funziona tecnicamente l'ufficio? Come si lavora con l'ufficio? Cosa è un Account? Quale è la differenza fra "Nome Utente" e "Nome Account"? Caratteristiche generali
Come si usa il forum Come posso renderlo accessibile dal mio sito web Lavagna
Avvio
Per entrare nell'ufficio la prima volta occorre prima di tutto installare il
software client (se già non è installato) e creare l'account che collega
all'ufficio. Le istruzioni dettagliate si trovano nella lettera di invito
nell'ufficio (per i non amministratori) o di conferma registrazione (per gli
amministratori)
Scaricare il software e seguire le istruzioni.
IMPORTANTE !! sofware client dell'ufficio virtuale è sicuro:
- non installa programmi dialer;
- non altera la vostra configurazione di connessione Internet;
- non causa alcuna fatturazione o aggravio sulle vostre bollette telefoniche
A
cosa ti serve l’ufficio virtuale ?
Serve per
comunicare in tempo reale, archiviare e condividere documenti,
migliorare la collaborazione tra colleghi e con fornitori e clienti sparsi per
il mondo ,
effettuare riunioni con gli agenti parlando anche via voce, tagliare rapidamente
una parte della bolletta telefonica. Consente inoltre, di creare una vera e propria Rete
Privata Virtuale sicura senza l'onere di investire in acquisto di software,
nella creazione e nel mantenimento di un proprio server o nella gestione del
servizio. Si integra con qualsiasi software ed è semplicissimo da utilizzare.
Servizi avanzati: gestione documenti via fax e archiviazione digitale, avere un back-up quotidiano sicuro e garantito dei dati al riparo da furti e disastri,introdurre economicamente il Telelavoro,la postazione può essere ovunque, corsi di formazione a distanza , audioconferenza e videoconferenza, raccolta ordini da collaboratori esterni, forum per raccogliere opinioni e domande da clienti e fornitori e fornire risposte, creare un luogo di collaborazione, scambio di dati e di idee, formazione delle decisioni, possibilità di accesso ai dati anche da Palmare/Pda, possibilità di integrazione con servizi di centralino remoto gestito da Call-Center, possibilità di servizi di consulenza a distanza, possibilità di telefonare in tutto il mondo mentre si è collegati ad internet, integrazione di qualsiasi software gestionali di contabilità, integrazione con applicazioni web e lan aziendali, funzionamento anche in collegamento GPRS 56k, da portatile,palmare o cellulare bluetooth, personalizzazione servizi a seconda delle necessità aziendali,costi dei servizi estremamente contenuti, servizio flessibile con contratto annuale base senza impegni, può essere incrementato per i servizi che servono durante l'anno e pagandoli solo per il periodo utilizzato, integrazione data bases e programmazione in PHP-M
Come
organizzare l'ufficio
Questo è un aspetto fondamentale per metter su un ufficio: l'Amministratore
deve creare l'ambiente in cui lavoreranno gli utenti dell'ufficio:
Il primo passo è quello di decidere lo scopo per cui si crea un ufficio
virtuale e quali tipi di attività si intende svolgere con il suo aiuto.
Successivamente occorre identificare le persone che hanno accesso all'ufficio e,
possibilmente, per quali scopi.
A questo punto occorre creare le risorse che gli utenti utilizzeranno nel loro
lavoro:
Le stanze degli utenti saranno create automaticamente al loro primo ingresso
nell'ufficio, in queste stanze in genere si creano risorse di uso personale (ad
es. Classificatori per il back-up di dati personali, etc.) e, per far ciò,
l'amministratore deve attendere che l'utente sia entrato almeno una volta in
ufficio e che la stanza personale sia creata.
Per condividere dati, usualmente conviene creare delle stanze apposite (una per
progetto, una per funzione, una per cliente... a seconda dell'organizzazione dei
dati che sembra più adeguata). Queste possono essere create liberamente in base
alle necessità e per comodità di visualizzazione possono essere raggruppate su
più "piani" dell'ufficio, possono essere rese invisibili, vetrate od
opache, dotate o meno di serratura, a seconda delle diverse esigenze di
sicurezza e privacy.
Resta ora da "arredare" le stanze creando classificatori, bacheche,
forum, etc. che consentiranno di scambiare dati e di collaborare
Ora basta invitare i collaboratori per iniziare ad utilizzare l'ufficio appena
creato
Cosa è una
Intranet?
Una Intranet è uno strumento per migliorare la comunicazione e la produttività
che utilizza tecnologie e protocolli standard Internet (TCP/IP, search engines,
etc.) nell'ambito di una organizzazione o di una azienda. Essa consente di
connettere collaboratori e rendere loro facilmente accessibili risorse comuni,
di ridurre i costi e migliorare la produttività. A differenza del World Wide
Web, una Intranet non è accessibile se non agli utenti esplicitamente
abilitati.
Che
cosa è il nostro ufficio virtuale ?
è un servizio Intranet che consente ad un utilizzatore, detto Amministratore,
di creare un ambiente di lavoro virtuale on line che ricalca la metafora di un
Ufficio e che, proprio come nella vita reale, è dotato di stanze, arredamento
(classificatori, scrivania, etc.) e strumenti di lavoro.
Tutti gli Utenti di un Ufficio possono connettersi in qualsiasi momento e da
qualsiasi posto per scambiare e condividere documenti, scambiare messaggi,
colloquiare, etc.
Devo
imparare molte cose nuove per poter usare l'ufficio?
No. Usa una interfaccia basata sulla metafora di un Ufficio e realizzata secondo
i più comuni standard dell'ambiente Windows che lo rende di facile ed immediata
utilizzazione da parte di chiunque abbia lavorato con una qualsiasi applicazione
Windows.
Cosa
mi serve per utilizzarlo ?
Un Computer su cui giri Windows 98 (o versioni successive) con il Service Pack 4
installato, oppure Windows NT, 2000 o XP sul quale sia attiva una connessione ad
Internet e che abbia una configurazione minima con: processore Pentium 2, 64MB
di RAM, scheda video con risoluzione di almeno 800x600 e modem 56k6.
La configurazione consigliata prevede un Computer su cui giri Windows XP sul
quale sia attiva una connessione ad Internet e che abbia una configurazione con:
processore Pentium 3, 128MB di RAM, scheda video con risoluzione di 1200x1000 e
modem 56k6. Le caratteristiche di ufficio virtuale sono meglio utilizzate con un
collegamento permanente ad Internet per cui è consigliabile una connessione con
tariffa flat, il cui costo non dipenda dal tempo di connessione
Oltre a questo è necessario avere installato il programma Client che fa parte
integrante del servizio e può essere scaricato , inserendo il proprio indirizzo
e mail e password.
viene
fornito anche l'accesso ad Internet ed e mail?
No, non viene fornito l'accesso ad Internet ma si può usare tramite un
qualsiasi Internet Service Provider (operatore, come ad esempio: Telecom Italia,
Fastweb, Galactica, Tiscali, Mclink, etc.) di vostra scelta. L'ufficio virtuale
può invece tenere sotto controllo tutte le vostre caselle di e mail.
NOTA BENE: il sofware client dell'ufficio virtuale è sicuro:
- non installa programmi dialer;
- non altera la vostra configurazione di connessione Internet;
- non causa alcuna fatturazione o aggravio sulle vostre bollette telefoniche
Posso
usare l'ufficio virtuale in ambiente Mac OS, Unix o Linux?
Si. Non occorre per queste piattaforme il software client, ma viene gestito su
server in linguaggio PHP/MY SQL/XML utilizzando Explorer o Nescape, o altro
browser per accedervi . Il software client è utilizzabile solo in ambiente Windows.
Posso
usare l’ufficio anche da Palmare/Pda ?
Si, è possibile personalizzare questo servizio.
Come
funziona tecnicamente l'ufficio?
L'ufficio è basato su un Server che contiene tutte le informazioni : le Stanze
con il loro contenuto, gli Utenti che vi possono operare, i dati situati sui
classificatori remoti, etc.
Sul vostro computer deve essere installato un programma, il Client , che,
dialogando con il Server, vi consente di operare nel vostro Ufficio, dialogare
con i vostri collaboratori, utilizzare insomma il servizio.
Il software Client, una volta attivato e connesso, è continuamente collegato
con il Server e riceve ed invia informazioni in modo multitasking, ciò
significa che mentre, ad esempio, state trasferendo dei file dal Server al
vostro Computer, potete contemporaneamente svolgere altre attività nell'Ufficio
parlando con altri Utenti, lanciando altri trasferimenti di file, inviando e
ricevendo messaggi, etc.
Come
si lavora in un'ufficio virtuale?
Per essere presenti in un Ufficio virtuale bisogna essere connessi in rete ed
attivare il software Client.
È possibile collegarsi solamente per caricare o scaricare file oppure
controllare i vostri messaggi di posta interna, ma così facendo si perdono gran
parte dei vantaggi offerti.
Restando collegati in permanenza, invece, i messaggi vi raggiungono
istantaneamente, quando un altro Utente entra in Ufficio siete avvertiti e
potete raggiungerlo nella sua stanza (o invitarlo nella vostra) per colloquiare
in chat, potete mettere a disposizione di altri i dati che si trovano sul
vostro Computer senza doverli caricare sul Server ; inoltre, è possibile
effettuare il back up automatico dei vostri dati più preziosi in background.
È possibile trovarsi in più Uffici virtuali contemporaneamente, in tal caso
occorre impostare più account ed "aprire" più volte il client
(comando "Nuova Connessione") una per ciascun Ufficio.
Cosa è un Account?
Un Account contiene tutte le informazioni necessarie a collegarsi con un
Ufficio: il codice dell'Ufficio, l'indirizzo e mail e la password di accesso.
Poiché è possibile far parte di più Uffici, è possibile avere più Account.
Quale
è la differenza fra "Nome Utente" e "Nome Account"?
Il "Nome Utente" è indicato dall'Amministratore di un Ufficio al
momento della creazione di un nuovo utente e corrisponde, in genere, al nome
reale dell'utilizzatore (ad esempio: Mario Rossi); è noto al server , è
"visto" dagli altri utenti del medesimo Ufficio; non è modificabile.
Il "Nome Account" è un modo per identificare l'insieme di tutte le
informazioni necessarie ad una connessione (compreso il "Nome Utente")
ed è noto solo all'utilizzatore, che può definirlo liberamente e modificarlo
in qualsiasi momento.
Quali
sono le caratteristiche principali dell'ufficio?
L'uso della metafora di un Ufficio fa sì che venga fornito un
ambiente di lavoro virtuale concettualmente analogo ad un qualsiasi ambiente di
lavoro della vita reale: l'Ufficio è costituito da stanze, che contengono della
mobilia, ed è accessibile ed utilizzabile da Utenti espressamente autorizzati
(concettualmente assimilabili a dipendenti, collaboratori e/o clienti di un
Ufficio reale).
Ciascun Ufficio ha uno (e solo uno) Amministratore che può creare e, se
necessario, distruggere tutte le risorse costituenti l'Ufficio (compreso
l'Ufficio stesso) e può concedere ed, a sua discrezione, revocare
l'autorizzazione ad usufruire di tali risorse ad altre persone, invitandole a
divenire Utenti dell'Ufficio stesso.
I permessi per accedere alle varie Risorse dell'Ufficio (stanze e mobilia) sono
rappresentati da chiavi: l'originale è sempre in possesso del Proprietario
della risorsa che può darne copie agli altri Utenti a piacere, le copie possono
anche essere ritirate.
La mobilia svolge funzioni analoghe a quelle del mondo reale, ad esempio: i
Classificatori contengono cartelle e dati, aprendoli se ne può vedere il
contenuto e si può operare sui file in essi contenuti, si possono inserire
nuovi file, estrarre file dai classificatori e cancellarli in modo analogo a
come si opera sui file del proprio Computer.
Ogni Utente, quando "entra nell'Ufficio" si trova nella propria
"stanza personale"; può spostarsi in un'altra stanza purché questa
sia senza serratura ovvero egli ne possieda la Chiave (originale o copia che
sia). Quando, e solo quando, si trova in una certa stanza può accedere alle
risorse contenute in quella stanza e parlare con altri Utenti eventualmente
presenti mediante chat o in voce. È inoltre possibile inviare messaggi di posta
interna ad altri Utenti che sono inoltrati con maggior rapidità della normale
posta elettronica e, se il destinatario è connesso in quel momento, lo
raggiungono istantaneamente, svolgere molte altre attività di lavoro
cooperativo, etc.
Cosa
sono le risorse dell'Ufficio?
Le risorse dell'Ufficio sono tutti gli strumenti che ci consentono di
operare. Stanze, mobilia (classificatori, bacheche, etc.) sono risorse
pubbliche, possono cioè essere utilizzate anche da altri, purché autorizzati,
mentre, ad esempio, la scrivania e tutto quanto in essa contenuto (calcolatrice,
blocco note, etc.) costituiscono le risorse private.
Chi
è un Utente dell'Ufficio?
L'Amministratore che ha creato un Ufficio e le persone che sono state da
questo invitate a collaborare nell'Ufficio sono Utenti di quell'Ufficio.
Un Utente ha sempre almeno la proprietà di una stanza (nella quale si trova
ogni volta che entra nell'Ufficio) e di una scrivania che contiene gli strumenti
personali, può creare nella sua stanza classificatori locali (mettendo così in
comune i suoi dati con altri Utenti dell'Ufficio), può concedere ad altri il
diritto di entrare nella propria stanza (sia dando una copia della sua Chiave
sia aprendo loro la porta quando bussano), può inviare messaggi di posta
interna ad altri Utenti, può accedere a tutte le risorse non protette da
chiave, ha in sostanza accesso ad alcune risorse dell'Ufficio per interagire con
gli altri Utenti e scambiare con essi dati ed informazioni. Ricevendo copia di
chiavi dai proprietari di altre risorse può acquisire il diritto di accesso, ad
esempio, ad altre stanze o ad altri elementi dell'arredamento.
Chi
è l'Amministratore dell'Ufficio?
L'Amministratore dell'Ufficio è l'Utente che ha la responsabilità di
"realizzare" un Ufficio virtuale adatto alle esigenze di chi vi dovrà
lavorare, è l'unico che può creare o distruggere le risorse pubbliche e
concedere o revocare l'autorizzazione per accedere all'Ufficio. Infine
l'Amministratore assegna la proprietà delle risorse pubbliche ai vari Utenti.
L'Amministratore, quindi:
crea l'Ufficio;
ne definisce la struttura in termini di numero e tipo di stanze;
"arreda" le stanze con della mobilia;
stabilisce quali sono gli Utenti dell'Ufficio;
assegna a ciascun Utente delle risorse e dei diritti di accesso.
L'Amministratore non ha comunque accesso alle risorse di cui non è
proprietario; può, ad esempio, creare e distruggere un classificatore ma, se ha
ceduto la proprietà del classificatore ad un altro Utente non ha, in quanto
Amministratore, il diritto di leggerne e/o modificarne il contenuto (a meno che
il proprietario del classificatore non gli dia una copia della Chiave).
Chi
è il Proprietario di una stanza o di un pezzo di arredamento?
Il Proprietario di una risorsa (stanza, arredamento, etc.) è l'Utente che
ne possiede la Chiave originale ("chiave master") e può svolgere ogni
operazione consentita dalla risorsa stessa (ad esempio: può aprire un suo
classificatore, entrare in una sua stanza, etc.); inoltre, può concedere una
"copia della chiave" ad altri Utenti (questi ultimi ricevono chiavi
"copia" dalle quali non è possibile fare altre copie: solo il
proprietario di una risorsa può concederne l'autorizzazione all'utilizzo e può
ritirare copie delle chiavi ad Utenti non più autorizzati).
Chi
è un Visitatore dell'ufficio?
Il Visitatore entra in ufficio attraverso la sala d'attesa, non può
spostarsi autonomamente da una stanza all'altra ma deve essere invitato da un
Utente, non può essere proprietario di stanze od oggetti ne' possedere chiavi e
quindi non ha accesso ad oggetti con serratura per le funzioni che richiedono il
possesso della chiave. Non può inviare e ricevere posta interna, non possiede
una stanza personale ed una scrivania, non può impostare la propria immagine (Avatar).
Un Visitatore può operare con oggetti senza serratura ed utilizzare quindi
classificatori senza serratura per scambiare file, può leggere file dalle
bacheche, chattare in testo ed in voce e quindi può partecipare a riunioni o
conferenze
Un Visitatore può essere invitato da un utente abilitato a farlo e può
anche registrarsi direttamente da WEB predisponendo opportunamente una pagina
WEB.
Cos'è
un Avatar e come posso impostare il mio?
Il termine "Avatar" è una parola Sanscrita che riferita
alla realtà virtuale prende il significato più modesto di nostra
rappresentazione nel mondo virtuale.
L''Avatar è costituito da una immagine che viene mostrata quando ci si trova in
una stanza. Questa immagine può essere una qualsiasi adatta a rappresentarci in
quello specifico ufficio: una nostra foto, una foto o una immagine di un
personaggio, un simbolo che può rappresentare ad esempio la nostra funzione.
Per impostare l'Avatar basta avere sul proprio computer l'immagine che si vuole
utilizzare e clickare sulla icona macchina fotografica nella scrivania.
Apparirà una form che consente di selezionare il file dell'immagine, e
selezionarne la parte che preferiamo.
Come
ci si collega all'Ufficio?
La prima volta è necessario, dopo aver attivato il sofware Client: impostare il
nuovo Account ,, selezionare l'Account e cliccare su "Connetti".
Nella form di avvio è possibile dichiarare un Account come
"Predefinito" e, cliccando su "Configurazione", specificare
che si desidera la "connessione automatica" all'avvio.
Ciò fatto basterà successivamente attivare il software Client per trovarsi
automaticamente collegati sull'account predefinito.
Se non è stata settata la connessione automatica (o se si vuole effettuare una
nuova connessione su un altro Account): selezionare l'Account desiderato e
cliccare su "Connetti".
Come
si imposta un nuovo Account?
Se non si è già connessi ad un Ufficio:
Cliccare sull'icona 
Premere il pulsante "Nuovo" nella finestra di connessione.
Sulla successiva form "Nuovo Account":
Se è la prima volta che si imposta l'account (e si è già collegati ad
internet):
selezionare "Ricerca Automatica Account Attivi";
riempire i campi "Indirizzo e-mail dell'utente" e "Password"
con i dati ricevuti tramite e mail e poi cliccare su "Procedi",
vengono generati automaticamente tutti gli account degli uffici di cui l'utente
è membro;
" cliccare sul pulsante "Salva Modifiche".
Se è la prima volta che si imposta l'account ma non si vuole utilizzare subito
un collegamento ad internet oppure si debbono cambiare delle impostazioni di un
account esistente:
selezionare "Configurazione Manuale" e poi "Procedi";
riempire il campo "Nome Account" (nome che apparirà nella lista dei
vostri account);
riempire i campi "Codice Ufficio", "Indirizzo e-mail
dell'utente" e "Password", nel tab "Utente", ed il
campo "Nome Indirizzo" del "Server ", nel tab
"Connessione", con i dati contenuti nella mail di invito o, nel caso
dell'Amministratore dell'Ufficio, con quelli riportati nella form di gestione
uffici;
cliccare sul pulsante "Salva Modifiche".
In entrambi i casi:
E' possibile settare le Opzioni di Connessione "Utilizza questo account per
la connessione automatica (Predefinito)" e "Chiedi sempre la
Password" spuntando i corrispondenti campi nel tab "Utente".
Se si utilizza un server proxy per la connessione ad Internet, può essere
necessario selezionare "Utilizza proxy", nel tab
"Connessione", e fornire tutti i parametri necessari riempiendo i
campi "Tipo", "Host", "Porta", "Nome
Utente" e "Password" secondo quanto indicato dal gestore della
vostra rete interna.
Se, invece, si è già connessi ad un Ufficio:
Sul menu "Ufficio":
cliccare su "Nuova Connessione" e, successivamente, sul pulsante
"Nuovo" nella finestra di connessione che viene attivata;
oppure, cliccare su "Gestione Account" e, poi, sul pulsante
"Nuovo" nella finestra "Gestione Account" che viene
attivata.
Dalla successiva form "Nuovo Account" in poi, procedere come indicato
precedentemente.
Come
si modifica un Account?
Tranne che per il campo "Nome Account" (nome che appare nella
lista dei vostri account), la modifica dei dati di un account è un'operazione
delicata in quanto l'inserimento di dati non corretti può portare ad una
successiva impossibilità a connettersi. Ne è, perciò, consigliata
l'effettuazione solo a seguito di eventuali indicazioni in tal senso da parte di
Free Tuscany e seguendo le istruzioni fornite.
Nel caso ce ne fosse bisogno, si proceda nel seguente modo:
Se non si è già connessi ad un Ufficio:
cliccare sulla icona
selezionare l'account da modificare e premere il pulsante
"Impostazioni" nella finestra di connessione.
Se, invece, si è già connessi ad un Ufficio:
cliccare su "Nuova Connessione" del menu "Ufficio",
selezionare l'account da modificare e premere il pulsante
"Impostazioni" nella finestra di connessione che viene attivata;
oppure, cliccare su "Gestione Account" del menu "Ufficio",
selezionare l'account da modificare e premere il pulsante
"Impostazioni" nella finestra "Gestione Account" che viene
attivata.
Procedere come nel caso di impostazione manuale di un nuovo account.
Come
si aggiungono/cancellano i collaboratori ?
Questo è possibile solo per gli Amministratori e può essere fatto:
Dal menu "Ufficio" (se si è già connessi come Amministratore
all'ufficio interessato), cliccando su "Strumenti" / "Gestione
Utenti".
Sull'albero dell'Ufficio (se si è già connessi come Amministratore all'ufficio
interessato), cliccando su "Gestione Utenti" nel menu contestuale che
si apre cliccando con il tasto destro del mouse sull'icona dell'ufficio (a forma
di palazzo).
Per aggiungere un utente ad un Ufficio:
cliccare su "Nuovo";
nella pagina visualizzata, inserire indirizzo e mail della persona che si vuole
invitare a collaborare, il suo nome e cognome e "Nome Utente" e, se lo
si desidera, un messaggio di invito;
il sistema provvede ad inviare automaticamente (all'indirizzo di posta
elettronica indicato) una e mail contenente tutte le informazioni ed i dati
necessari per attivare l'account e connettersi all'ufficio;
al momento della prima connessione del nuovo utente, viene creata la sua stanza
"personale" nell'ufficio.
Per cancellare un utente da un ufficio:
selezionare con il mouse il nome dell'utente che si vuole cancellare
dall'ufficio e cliccare su "Elimina";
dare la conferma alla form di richiesta conferma operazione;
il sistema provvede ad inviare automaticamente (all'indirizzo di posta
elettronica indicato al momento della creazione dell'utente) una e mail con
l'informazione dell'avvenuta cancellazione;
all'utente "cancellato" non viene più consentita la connessione
all'ufficio.
ATTENZIONE: L'eliminazione di un utente dall'ufficio determina la eliminazione
della sua stanza "personale" e di tutti gli oggetti in essa contenuti
(chiunque ne sia proprietario) e di qualsiasi altra cosa (stanze ed oggetti) di
sua proprietà che si trovi nell'ufficio; in particolare, vengono eliminati
tutti gli eventuali classificatori di sua proprietà ed il loro contenuto.
Perciò, prima di eliminare un utente, l'Amministratore dovrebbe informarlo
delle sue intenzioni, consentire il salvataggio eventuale di dati di proprietà
dell'utente e far trasferire ad altri la proprietà di oggetti che non si
intende distruggere!
Come
si aggiungono/cancellano le stanze?
Questo è possibile solo per gli Amministratori.
Sul menu "Ufficio" selezionare "Strumenti" / "Crea
Nuova Stanza" o sull'albero dell'Ufficio cliccare con il tasto destro del
mouse sull'icona dell'ufficio (a forma di palazzo) e selezionare "Crea
Nuova Stanza";
impostare i parametri della nuova stanza nella form "Creazione Nuova
Stanza" e cliccare sul tasto "Avanti";
aggiungere, se si desidera, l'arredamento della stanza e cliccare su
"Fine".
Come
si "arredano" le stanze?
Solo l'Amministratore può "arredare" una stanza, cioè aggiungere e
togliere oggetti (classificatori, bacheche, etc.).
Se ci si trova nella stanza basterà selezionare "Proprietà" sul menu
"Stanza" oppure cliccare sull'ultima icona della barra strumenti della
stanza per aprire la tabella proprietà della stanza, altrimenti si può
cliccare con il tasto destro sulla icona della stanza nell'albero dell'Ufficio e
selezionare la voce "Proprietà".
Nella successiva finestra "Proprietà Stanza", selezionare il tab
"Arredamento", che mostra la tabella degli oggetti di arredamento già
presenti nella stanza, ed utilizzare il tasto "Nuovo" per aggiungere
oggetti e quello "Rimuovi" per eliminare gli oggetti selezionati nella
tabella.
Cos'è
l'albero dell'ufficio?
È la rappresentazione dell'ufficio che si trova nella parte sinistra della
finestra principale, esso mostra i piani dell'ufficio (se l'ufficio è su più
piani), le stanze e, se sono vetrate, il contenuto delle stanze. L'albero
dell'ufficio è utilizzato principalmente per spostarsi da una stanza all'altra;
sono, inoltre, possibili alcune operazioni dirette sugli elementi dell'albero
semplicemente cliccando con il tasto destro sull'elemento e scegliendo la voce
opportuna del menu contestuale che appare.
NOTA: per agire sugli oggetti occorre entrare nella stanza in cui si trovano,
solo la cancellazione è consentita "a distanza" poiché
l'Amministratore potrebbe non avere la chiave per entrare nella stanza.
Ufficio Sicuro
I dati inviati sono criptati, compresa la voce, i protocolli proprietari
rendono estremamente difficile attaccare il sistema. La
trasmissione dei dati SSL3/128 impedisce che i dati trasmessi siano intercettati
da persone non autorizzate. E' possibile creare dei classificatori sicuri,
nei quali i dati sono sempre criptati non solo durante la trasmissione ma anche
sul server.
Quali
tipi di chiavi esistono?
Esistono chiavi per le Stanze e per gli oggetti di arredamento (classificatori,
bacheche, etc.), la Chiave per ogni oggetto determina diritti di accesso tipici
dell'oggetto, ad esempio: per le stanze consente l'ingresso, per i
classificatori l'accesso ai file, per le bacheche il diritto ad
"affiggere" (mentre tutti i presenti nella stanza possono vedere, ma
non modificare, le informazioni affisse), etc.
Esistono due tipi di chiavi:
chiave master, ne esiste una sola per ogni oggetto con serratura ed è in
possesso del Proprietario dell'oggetto il quale può darne e ritirarne le copie;
copie delle chiavi, che danno al possessore tutti i diritti di uso dell'oggetto
(entrare in una stanza, affiggere in una Bacheca, etc.) ma non quello di fare
copie ulteriori (come nel caso delle chiavi reali per le serrature di alta
qualità).
Come
so quali chiavi possiedo?
Il vostro "Portachiavi" contiene la lista delle chiavi, potete
aprirlo o dalla barra strumenti o nella vostra scrivania.
Come
so quali copie esistono di una chiave?
Il Proprietario di un oggetto può verificare la situazione delle chiavi
cliccando con il tasto destro sull'oggetto e selezionando "Gestione
Chiavi" oppure aprendo il suo "Portachiavi" e cliccando sul
pulsante "Gestione Chiavi" dopo aver selezionato la Chiave di
interesse.
Come
si concedono/revocano le copie delle chiavi?
Il Proprietario di un oggetto (e solo il proprietario) può concedere/revocare
copie delle chiavi di un oggetto cliccando con il tasto destro sull'oggetto e
selezionando "Gestione Chiavi" oppure aprendo il suo
"Portachiavi" e cliccando sul pulsante "Gestione Chiavi"
dopo aver selezionato la Chiave di interesse.
Nella finestra "Gestione Chiavi" che viene visualizzata: selezionare
(o deselezionare) il/gli utente/i a cui si vuole concedere (o revocare) una
copia della chiave e, quindi, cliccare su "Applica". L'utente a cui è
stata concessa (o revocata) la copia di una chiave riceverà un messaggio
(automatico) di posta interna con una apposita comunicazione e troverà la copia
nel suo "Portachiavi".
Cosa sono le
Stanze?
Le Stanze rappresentano il luogo di lavoro e di incontro degli Utenti di un
Ufficio ed hanno lo scopo di controllare l'accesso degli Utenti alle risorse in
esse contenute (non tutti gli Utenti sono autorizzati ad entrare in ogni stanza
in ogni momento); costituiscono, quindi, il livello principale per
l'attribuzione dei diritti di accesso a qualsiasi oggetto.
Come in un ufficio reale:
Un Utente si trova sempre in una ed una sola stanza; ovviamente, non sempre la
stessa, in quanto può muoversi da una stanza all'altra, ma, in un determinato
momento, si trova sempre in una ed una sola stanza.
Tutti gli oggetti contenuti in una stanza sono accessibili solo dall'interno
della stanza; qualsiasi Utente con diritti di accesso ad un qualsiasi oggetto
(perché ne è proprietario o possiede copia della Chiave oppure perché
l'oggetto è senza chiave) può "esercitare" tali diritti
esclusivamente dopo essere entrato nella stanza che contiene l'oggetto stesso.
Se nella stanza è ammesso "parlare"; tutto ciò che viene
"detto" nella stanza (tramite chat testuale o in voce) è
"udito" da chiunque si trovi al momento nella stanza (per la voce deve
attivare la voce cliccando sull'apposito pulsante).
Quali
sono i diversi tipi di stanze?
Ci sono quattro tipi di stanze:
Normali Create dall'Amministratore, servono principalmente a regolare i
diritti di accesso alle risorse e a creare luoghi di riunione (chat o conferenza
vocale)
Uffici Privati Sono create automaticamente al primo ingresso di un utente
nell'ufficio, contengono la scrivania e possono contenere altre risorse
solitamente di uso personale, sono distrutte solo con la cancellazione
dell'utente che ne è il proprietario, contengono gli eventuali classificatori
locali creati dall'utente proprietario dell'ufficio personale
Sala d'Attesa Creata dall'Amministratore, ne può esistere solo una
nell'ufficio e consente di ricevere i Visitatori
Stanza della Manutenzione Create dall'Amministratore, ne può esistere
solo una nell'ufficio e consente all'Uomo della Manutenzione (o Manutentore) di
entrare nell'ufficio per assistenza agli utenti
Quali
sono le opzioni delle Stanze?
Una stanza ha le seguenti opzioni:
Stanza Opaca/Vetrata (l'icona di una Stanza vetrata mostra una porta
vetrata). È possibile vedere il contenuto (persone e arredamento) di una stanza
vetrata senza necessariamente entrarvi e, quindi, anche se non se ne possiedono
le chiavi, basta un doppio clic sull'icona della stanza nell'albero
dell'Ufficio.
Stanza segreta/non segreta (l'icona non è visibile). Simile
nell'utilizzo ad una stanza opaca, una stanza segreta è visibile solo
all'Amministratore ed al Proprietario, può essere utilizzata per riunioni o
dati di cui non si vuole far conoscere l'esistenza ad altri membri dell'ufficio.
Solo il Proprietario o l'Amministratore (se ne possiede la Chiave) possono
entrare in una Stanza segreta senza invito, gli altri utenti dell'ufficio
possono entrare solo su invito.
Stanza occupata (sull'icona appare un segnale di divieto di accesso). Se
una stanza è occupata occorre "bussare" anche quando se ne possiede
la chiave o la stanza è senza serratura. Da utilizzarsi per tenere riunioni
riservate o comunque per non vedersi capitare qualcuno in stanza senza
preavviso.
Stanza con o senza serratura (l'icona mostra o meno un lucchetto). Per
entrare in una stanza con serratura occorre possederne la chiave.
Chi
può cambiare le opzioni di una Stanza e come?
Solo il Proprietario può cambiare le opzioni di una stanza.
La modifica delle opzioni si effettua selezionando/deselezionando le singole
opzioni tramite la voce "Opzioni Stanza" dal menu "Stanza" o
dal menu contestuale attivato cliccando con il tasto destro del mouse sull'icona
della stanza nell'albero dell'Ufficio.
NOTA: la possibilità di parlare in voce o di chattare con chat testuale sono
proprietà della stanza e sono modificabili solo dall'Amministratore .
Come
si entra in una Stanza?
Se la stanza non è occupata (impostata l'opzione occupata) ed è senza
serratura oppure se ne possiede la Chiave, basta cliccare con il tasto destro
sull'icona e selezionare "Entra in Stanza" sul menu contestuale che
appare.
Altrimenti, se il Proprietario è in stanza, si può "bussare": al
tentativo di entrare appare una richiesta se si desidera bussare, dando
"OK" il Proprietario viene avvisato e può o accettare di farvi
entrare o respingere la richiesta con motivazione.
Infine, se il Proprietario non è in stanza e non si ha la chiave necessaria per
aprire la porta non si può entrare nella stanza.
Come
si cambia piano ad una Stanza?
L'Amministratore (e solo l'Amministratore) può organizzare l'ufficio su più
piani (utile quando esistano molte stanze o si vogliano organizzare logicamente
le diverse stanze: es. uffici ed archivi, ovvero amministrazione, marketing, etc.).
Per poterlo fare è necessario aver definito uno o più piani tramite la
funzione "Gestione Piani", attivabile dal menu "Ufficio" /
"Strumenti" oppure dal menu contestuale che si apre cliccando con il
tasto destro del mouse sull'icona dell'ufficio sull'albero dell'Ufficio.
Fatto questo, è sufficiente accedere alle "Proprietà" della stanza
(tramite il menu contestuale attivato cliccando con il tasto destro del mouse
sull'albero dell'ufficio oppure, se ci si trova già nella stanza, dal menu
"Stanza" o dall'ultima icona della barra strumenti della stanza),
selezionare il tab "Generale" nella form "Proprietà
Stanza", selezionare il piano da assegnare alla stanza in questione e
cliccare su "OK".
Come
si abilita la chat della Stanza?
L'Amministratore (e solo l'Amministratore) può decidere se è possibile o meno
"parlare in una stanza".
Per far questo basta accedere alle "Proprietà" della stanza (tramite
il menu contestuale attivato cliccando con il tasto destro del mouse sull'albero
dell'Ufficio oppure, se ci si trova già nella stanza, dal menu
"Stanza" o dall'ultima icona della barra strumenti della stanza),
selezionare il tab "Generale" nella form "Proprietà Stanza"
e selezionare o deselezionare la casella "Abilita Possibilità di
Conversare (Chat)".
Come
si attiva la voce in una Stanza ?
Per abilitare la voce in una stanza occorre che la voce sia abilitata: nelle
Proprietà della Stanza, seleziona: "Abilita possibiltà di conversare
(Voce)"
Chi intende iniziare una conversazione vocale deve attivare la voce sia dal menu
stanza cliccando su "Voce" sia premendo il pulsante contraddistinto
dal "fumetto verde".
Gli altri utenti riceveranno un avviso che è stata attivata la voce e la
richiesta di attivarla da parte loro, rispondendo si alla richiesta, attiveranno
anch'essi la voce
A questo punto per parlare basta premere il tasto "control",
controllare l'accensione della spia rossa sul proprio avatar che conferma
l'invio dei segnali vocali
NOTA: verificare il settaggio dei volumi ed il corretto funzionamento delle
casse/cuffia per udire e del microfono per parlare.
NOTA: non è necessario avere un microfono se è sufficiente udire quanto viene
detto e si è disposti ad interloquire via chat.
Cosa
serve per fare una conferenza vocale?
Occorre solamente avere installati e funzionanti sul proprio Computer un
microfono e degli altoparlanti ovvero una cuffia
ATTENZIONE: il software Client utilizza le impostazioni audio di windows,
accertarsi che il microfono sia attivato nel pannello impostazioni e che i
volumi siano correttamente impostati al livello desiderato
Come
si usa la conferenza vocale
Per poter parlare in una stanza occorre prima di tutto che la stanza sia
abilitata alla conferenza vocale dall'Amministratore. Per far questo
l'Amministratore deve aprire le "proprietà della stanza" e marcare la
casella "abilita possibilità di conversare"
Nella stanza abilitata l'utente che vuole unirsi alla conferenza deve premere il
bottone in alto a destra della stanza (abilita/disabilita) voce. Il bottone deve
apparire premuto per farsi sentire o per sentire gli altri.
Se un utente abilita la voce, questa si abilita automaticamente per tutti coloro
che si trovano nella stanza in quel momento;
coloro il cui hardware non consente neppure di udire segnali audio ricevono un
messaggio di avviso;
coloro che entrano nella stanza successivamente debbono attivare manualmente la
conferenza vocale
Accertarsi che il volume degli altoparlanti/cuffie e del microfono siano settati
correttamente (es.: non a zero o prossimi a zero)
Per parlare tenere premuto il tasto "control" per tutto il
tempo per cui si sta parlando e verificare che quando il tasto è premuto si
accenda un riquadro rosso sul proprio Avatar
Quando si accende il riquadro rosso su un avatar significa che quell'utente sta
parlando (anche se ancora non si sente sui propri altoparlanti/cuffie) per cui
conviene attendere e non interrompere la conversazione
NOTA: Il tasto "control" è acquisito dal software Client anche
quando il focus è su una finestra diversa da quella dell'ufficio, ciò per
consentire di parlare mentre si lavora al computer duarnte la conversazione;
ciò comporta che quando viene premuto il tasto "control" mentre si
lavora sul computer (ad esempio "control"C per copiare), si accende
per un attimo la luce rossa sull'Avatar
Sento
gli altri ma non riesco a farmi sentire
premere il tasto "control" quando si parla, quando il tasto è premuto
si accende una luce rossa sul nostro Avatar
Spesso Windows lascia all'installazione il microfono disabilitato o con il
volume non settato correttamente: utilizzare il pannello strumenti per abilitare
il microfono e regolare il volume
verificare (chiedendo mediante chat testuale) che chi ci ascolta abbia il volume
degli altoparlanti/cuffie regolato ad una intensità sufficiente
Non
riesco a sentire gli altri ma gli altri mi sentono
verificare che il volume del proprio altoparlante sia regolato convenientemente
(non al minimo)
verificare (chiedendo mediante chat testuale) che chi parla abbia il volume del
microfono regolato ad una intensità sufficiente
Non
riesco nè a sentire nè a farmi sentire
verificare che esista il tasto "abilita/disabilita voce" il alto a
destra nella stanza (icona di una persona che guarda a destra). Se non esiste
significa che la stanza non è abilitata per la conversazione vocale.
L'Amministratore può farlo impostando le proprietà della stanza
verificare il tasto "abilita/disabilita voce" il alto a destra nella
stanza (icona di una persona che guarda a destra) sia premuto, altrimenti
premerlo con il puntatore del mouse. Se non si riesce a premerlo significa che
non si riesce a stabilire una connessione con il Server vocale: contattare l'helpdesk
premere il tasto "control" quando si parla, quando il tasto è premuto
si deve vedere accesa una luce rossa sul proprio Avatar, altrimenti significa
che non si riesce a stabilire una connessione con il Server vocale: contattare
l'helpdesk
Se persistono problemi dipendono probabilmente dall'impostazione dei parametri
audio dei PC interessati: verificare le altre faq relative a problemi con la
voce.
Ho
problemi di qualità della comunicazione vocale
Sulla voce del menu della stanza scegliete "configura" e:
se la voce degli altri vi giunge disturbata abbassate l'impostazione della
velocità di linea (da veloce a media e da media a lenta)
se ritenete che il ritardo con cui la voce viene trasmessa sia eccessivo
aumentate l'impostazione della velocità di linea (da bassa a media e da media
ad alta)
Quali
sono le caratteristiche di un classificatore?
I classificatori hanno sia lo scopo di raggruppare e tenere ordinati i file come
le normali directory del computer (ed i classificatori reali che si trovano
negli uffici) sia quello di gestire i permessi per l'accesso ai dati in essi
contenuti.
Un classificatore, può contenere cartelle, documenti, etc. che possono essere
inseriti, modificati, eliminati, etc.
A parte ciò che riguarda la gestione dei diritti di accesso e delle sicurezze,
per il resto un "classificatore" si comporta in maniera del tutto
analoga ad una cartella (directory) Windows.
Un classificatore può essere: remoto (se il suo contenuto risiede
fisicamente sul Server easydesk) o locale (se il suo contenuto risiede
fisicamente sul computer Client dell'Utilizzatore).
I classificatori remoti possono essere sicuri, nel qual caso i dati non solo
sono criptati per la trasmissione ma sono anche conservati criptati sul server.
Cos'è
un classificatore remoto?
E' un classificatore che contiene file fisicamente residenti sul Server ed
è, "virtualmente", posizionato in una "stanza" scelta
dall'Amministratore al momento della sua creazione.
Un classificatore remoto può essere creato e spostato esclusivamente
dall'Amministratore che, quindi, è anche l'unico che può distruggerlo. Tutte
le sue caratteristiche e le sue proprietà iniziali (proprietario, diritti di
accesso, etc.) vengono stabilite dall'Amministratore stesso al momento della
creazione e possono essere successivamente modificate.
Può essere con o senza Chiave, ha sempre un unico proprietario, che può
condividere i diritti di accesso con altri Utenti, e può essere
"ceduto" ad un altro Utente.
Può essere posizionato in qualsiasi stanza dell'Ufficio ed è possibile che il
proprietario della stanza e quello del classificatore siano Utenti diversi.
E' sottoposto a back up automatico in base alle regole di gestione del servizio.
Il proprietario ha accesso ad una versione di back up creata durante la notte
precedente dalla quale può recuperare file perduti.
Cos'è
un classificatore locale?
E' un classificatore in cui i file risiedono fisicamente sul computer client
dell'Utilizzatore/Utente e che, "virtualmente", può essere
posizionato esclusivamente nella "stanza personale" dell'Utente che ne
è proprietario.
Deve essere creato dall'Utente stesso operando dal computer su cui si trovano
fisicamente i file (al contrario dei classificatori remoti) e, di conseguenza,
tutti i diritti di accesso (compreso quello di "distruzione") sono di
esclusiva proprietà dell'Utente che lo ha creato; alcuni diritti possono essere
condivisi con altri Utenti, ma non possono essere ceduti.
NOTA: quando un utente accede ad un classificatore locale, il computer locale
su cui il classificatore è situato si comporta da "server" nei
confronti dell'utente che vi accede. Alcune connessioni di rete (tramite NAT,
router o in presenza di firewall o tramite alcuni Internet Service Provider come
ad es. Fastweb o Infostrada) richiedono specifiche impostazioni per questo
utilizzo della connessione. In questi casi è quindi possibile accedere a
classificatori locali di altri ma non è possibile averne di propri a meno di
non modificare le impostazioni dei dispositivi di connessione.
Contattare l'helpdesk in caso di problemi
Quali
operazioni su file e cartelle sono consentite?
E' possibile:
copiare file o cartelle da computer locale a classificatore remoto,
classificatore sicuro o classificatore localee viceversa;
copiare o spostare file o cartelle da una cartella all'altra di un
classificatore remoto, sicuro o locale;
cancellare file su un classificatore remoto, sicuro o locale.
aprire direttamente in lettura o in modifica file presenti sul classificatore
remoto, sicuro o locale.
spostare file o cartelle da un classificatore remot ad un'altro
NOTA: l'apertura in modifica attiva l'applicazione di default per il tipo di
file aperto in modifica come impostata su Windows sulla macchina utente.
L'effetto è quindi esattamente quello di un doppio click su un file di quel
tipo sul sistema utente.
NOTA: Non è possibile spostare direttamente file o cartelle da un
classificatore locale o da un classificatore sicuro ad un altro classificatore,
questa operazione va compiuta spostando il file o la cartella sulla propria
macchina e poi copiandola sul classificatore di destinazione.
Contattare l'helpdesk in caso di problemi .
Quali
tipi di file sono consentiti?
il server non "manipola" i file degli Utenti ma ne facilita
l'archiviazione e la condivisione. Pertanto, da un punto di vista generale, è
possibile utilizzare qualsiasi tipo di file (gestibile da Windows).
Ovviamente, per l'effettuazione di operazioni dirette sui file come, ad esempio,
lettura e modifica, è necessario che sul computer client dell'Utente siano
presenti programmi in grado di "gestire" il tipo di file su cui si
vuole operare, ad esempio per aprire e modificare un file formato MSWord è
necessario avere il programma MSWord o un altro programma in grado di operare su
quel tipo di file, e così via.
Posso
trasferire più file alla volta?
Si (purché si trovino tutti nella stessa cartella). È sufficiente selezionare
tutti i file che si desidera trasferire e, poi, procedere come nel caso del
trasferimento di un singolo file.
E' anche possibile trasferire intere cartelle da computer locale a
classificatore remoto o classificatore locale.
E' infine possibile attivare un altro trasferimento mentre altri sono in corso.
Posso
spostare un classificatore da una stanza ad un'altra?
I classificatori remoti possono essere spostati (esclusivamente
dall'Amministratore) da una stanza ad un'altra; questa operazione non comporta,
comunque, un cambio automatico del proprietario del classificatore nel caso in
cui il proprietario della nuova stanza sia diverso da quello del classificatore.
Se necessario, l'eventuale cambio di proprietario deve essere effettuato
esplicitamente.
I classificatori locali non possono, invece, essere spostati dalla stanza
personale dell'Utente che ne è proprietario.
Quanti
classificatori possono essere usati in un unico Ufficio?
Il numero di classificatori remoti o locali utilizzabili in un Ufficio è
limitato solamente da considerazioni di praticità.
C'è
un limite a numero e/o dimensioni dei file che possono essere inseriti in
ciascun classificatore?
Per i classificatori locali gli eventuali limiti sono esclusivamente quelli
imposti dalla configurazione e dalla capacità dei singoli computer client degli
Utenti.
Per quanto riguarda invece i classificatori remoti, non vi sono limiti al numero
di file ma c'è un limite massimo allo spazio globalmente occupato da ogni
classificatore che viene specificato dall'Amministratore al momento della sua
creazione e può essere modificato, solo dall'Amministratore, in ogni momento.
Impostare
proprietà dei file (sola lettura o nascosto)
È possibile per il Proprietario di un classificatore impostare le proprietà
dei file contenuti dichiarandoli sola lettura e/o nascosti. In questo modo può
garantirsi da indebite manomissioni dei file anche da parte di chi ha accesso al
classificatore.
Questa impostazione avviene al livello di singolo file.
Cosa è una
bacheca?
Come nel mondo reale, è un oggetto destinato a contenere (temporaneamente)
documenti di vario genere (nel nostro caso, file) che si vuole portare a
conoscenza di chiunque acceda alla stanza in cui la bacheca stessa è
posizionata (ad esempio: comunicazioni, avvisi, messaggi, etc.).
Chi
può affiggere dati e come?
Solo chi possiede una Chiave della Bacheca può effettuare delle affissioni.
Per "affiggere" è sufficiente: aprire la bacheca, cliccare su
"Nuovo" e selezionare, nella successiva finestra, il file da
"affiggere" (presente sul proprio computer).
Se la bacheca è senza serratura ogni utente può "affiggere".
Chi
può leggere i dati affissi e come?
Chiunque si trovi nella stanza in cui è presente la Bacheca può leggere
ciò che è in essa contenuto semplicemente con un doppio click sull'icona del
"documento" che si desidera leggere oppure cliccando su
"Leggi" dopo aver selezionato il documento di interesse (ovviamente,
bisogna avere sul proprio computer un programma in grado di gestire il tipo di
file in oggetto; ad esempio: MSWord per file .DOC).
Cos'è il Forum ?
Il Forum è uno strumento pensato per discussioni collettive con il quale
diverse persone possono discutere su specifici argomenti
Ognuno dei partecipanti può aprire nuove discussioni ed inserire opinioni e
commenti, detti "risposte", su discussioni esistenti. Un Moderatore
può cancellare discussioni non più utili
In un ufficio virtuale l'amministratore può creare Forum ed assegnarne la
proprietà a chi desidera, il Proprietario svolge il ruolo di Moderatore e può
invitare altri utenti dell'ufficio a partecipare alle discussioni semplicemente
dando loro una copia della chiave.
Se il Forum non ha serratura, qualsiasi utente dell'ufficio può partecipare
alle discussioni semplicemente aprendo il forum (doppio click), al solito per
utilizzare il Forum occorre poter accedere alla stanza dove è collocato e
quindi, se quest'ultima ha una serratura occorre averne la chiave
Il Forum, può essere utilizzato anche via Web e possono essere invitate a
partecipare alle discussioni anche persone non facenti parte dell'ufficio.
Come si usa il
forum
Basta aprire l'oggetto con doppio click e viene mostrata una lista delle
discussioni aperte, è possibile a questo punto:
creare una nuova discussione (cliccando sul tasto nuova discussione)
aprire una discussione esistente (cliccando sul nome della discussione)
effettuare una ricerca di una discussione o una risposta (inserendo una stringa
da cercare e cliccando sul tasto vai o cliccando sul tasto ricerca avanzata)
Se una discussione è aperta è possibile aggiungere una nuova risposta
cliccando sul tasto nuova risposta
La procedura è la stessa sia operando dall'ufficio virtuale che da Web
Come
posso renderlo accessibile dal mio sito web
Solo il Proprietario ha accesso ad una stringa che, inserita in un sito Web,
da accesso al Forum via WebBasta aprire l'oggetto con doppio click e viene
mostrata una lista delle discussioni aperte, è possibile a questo punto:
creare una nuova discussione (cliccando sul tasto nuova discussione)
aprire una discussione esistente (cliccando sul nome della discussione)
effettuare una ricerca di una discussione o una risposta (inserendo una stringa
da cercare e cliccando sul tasto vai o cliccando sul tasto ricerca avanzata)
Se una discussione è aperta è possibile aggiungere una nuova risposta
cliccando sul tasto nuova risposta
La procedura è la stessa sia operando dall'ufficio virtuale che da Web.
Cos'è la Lavagna
La lavagna è un'oggetto mediante il quale è possibile mostrare ad utenti o
visitatori dell'ufficio il contenuto di qualsiasi finestra aperta sul nostro
computer. Consente quindi sia di tenere presentazioni preparate con qualsivoglia
strumento (Power point, MSWord, etc.) sia di collaborare mostrando in modo
flessibile i dati oggetto della discussione.
Il contenuto della finestra è mostrato in modalità grafica e questo
presenta diversi vantaggi rispetto a soluzioni diverse:
non è necessario che chi riceve le informazioni abbia installato il
programma che le ha generate,
eventuali messaggi di errore possono essere mostrate consentendo un aiuto
in linea efficace,
è possibile sia impartire lezioni o presentazioni preparate sia utilizare la
lavagna in modo estemporaneo a supporto di riunioni non necessariamente
pianificate in anticipo.
D'altronde non è possibile operare in più persone sullo stesso documento.
Come si usa
la Lavagna
Come tutti gli altri oggetti di easydesk, la lavagna può essere dotata di
serratura: chiunque abbia la chiave di una Lavagna può prenderne il controllo
semplicemente aprendola (doppio click sull'oggetto Lavagna) anche se in possesso
di altri, chi non ha la chiave può solo ricevere il controllo ma non può
prenderlo cliccando sulla lavagna.
Chi ha il controllo della lavagna vede una form che consente di:
scegliere il tipo di immagini che si inviano:
fotografie (con molti livelli di colore)
immagini generate dal computer (con pochi livelli di colore)
vedere una versione ridotta dell'ultima immagine inviata
scegliere la modalità voce "mani libere" in cui è possibile parlare
senza tenere premuto il tasto "control" (ATTENZIONE: in questo modo
tutto quello che viene detto viene udito da tutti i presenti nella stanza)
passare la lavagna ad altro utente presente nella stanza
chiudere la lavagna
Per inviare un immagine a tutti i presenti nella stanza, basta selezionare con
il mouse o con il tasto "tab" una finestra e premere il tasto
"Stampa Schermo" ("Print Screen"), automaticamente si
aprirà una form per tutti gli utenti presenti nella stanza contenente
l'immagine della finestra in questione che verrà aggiornata ogni volta che chi
ha il controllo della lavagna preme il tasto "Stampa Schermo".
Durante la presentazione è possibile alternare le finestre che vengono mostrate
inviando ora una finestra di una presentazione powerpoint, ora la form di un
programma di contabilità, ora un documento excel e così via.
Come
posso integrare applicazioni esistenti nell'ufficio virtuale ?
L'Oggetto Applicazione Esterna consente di richiamare direttamente dal
software client delle applicazioni residenti sul vostro computer o fruibili via
Web passando dei parametri eventualmente diversi da utente ad utente e gestendo
anche una password diversa per ogni utente e riservata, cioè non nota al
proprietario dell'oggetto applicazione esterna
Inoltre è possibile inserire delle Note visibili dagli utenti che li guidino
nell'eventuale installazione dell'applicazione sul proprio computer o nel suo
uso ed eventuali parametri ODBC da impostare nel caso di applicazioni con
Database condiviso su Internet
creare un oggetto Applicazione Esterna (Proprietà della
Stanza/Arredamento/Nuovo e selezionare Applicazione Esterna
cliccare con il tasto destro e selezionare Proprietà
per integrare una applicazione Web:
inserire nel campo percorso Applicazione Esterna la URL corrispondente, es.:
"http://www.mio_server/mia_applicazione.php"
inserire nei campi parametri per il proprietario e parametri per gli utenti gli
eventuali parametri necessari, es.: "?alfa=123&tipo=proprietario"
e "?alfa=123&tipo=utente" se fosse necessario inserire parametri
specifici per ciascun utente, selezionare la casella "Parametri
Differenziati per ciascun Utente" e nella pagina "Utenti"
inserire i parametri differenziati per i diversi utenti utenti.
NOTA: Nel caso in cui non fossero specificati i parametri per ciascun utente,
vengono adottati in alternativa, se specificati, quelli per utente o
proprietario generico.
se fosse necessario l'inserimento di una password riservata, nota cioè
solamente ai singoli utenti, selezionare la casella "Richiede password
Riservata" ed inserire la stringa "#PASS#" nei parametri dove
deve apparire la password riservata, il sistema provederà a richiedere ed a
gestire le password dei singoli utenti inserire eventualmente nel campo
"NOTE" una descrizione per gli utenti dell'uso dell'applicazione Web
per integrare una applicazione con Database condiviso su Internet:
installare il Database sul server accessibile da Internet e ottenere i
parametri ODBC (Free Tuscany offre questo servizio a coloro che non volgiono
utilizzare un server proprio)
inserire nel campo percorso Applicazione Esterna il percorso corrispondente
all'applicazione, es.: "C:\Program Files\Applicazione\applicazione.exe"
inserire nei campi parametri per il proprietario e parametri per gli utenti gli
eventuali parametri necessari, es.: "C:\Program Files\Applicazione\startupfile.dat"
settare la casella "Applicazione esterna utilizza parametri ODBC" ed
inserire i parametri nella pagina "Parametri ODBC" se fosse necessario
inserire parametri specifici per ciascun utente, selezionare la casella
"Parametri Differenziati per ciascun Utente" e nella pagina
"Utenti" inserire i parametri differenziati per i diversi utenti
utenti.
NOTA: Nel caso in cui non fossero specificati i parametri per ciascun utente,
vengono adottati in alternativa, se specificati, quelli per utente o
proprietario generico.
se fosse necessario l'inserimento di una password riservata, nota cioè
solamente ai singoli utenti, selezionare la casella "Richiede password
Riservata" ed inserire la stringa "#PASS#" nei parametri dove
deve apparire la password riservata, il sistema provederà a richiedere ed a
gestire le password dei singoli utenti inserire nel campo "NOTE" una
descrizione per gli utenti sull'installazione dell'applicazione ed il settaggio
dei parametri ODBC
Quali
tipi di applicazioni posso integrare
È possibile integrare nell'ufficio virtuale sia applicazioni fruibili via
Web, sia applicazioni con Database condiviso visibile su Internet via ODBC.
Nel caso delle Applicazioni fruibili via Internet , il sistema può farsi carico
del log-on dei diversi utenti e della gestione delle password eventuali; in
particolare è possibile impostare per ogni utente il richiamo di una diversa
pagina web
Nel caso di Applicazioni basate su Database condiviso via Internet occorre:
che il Database sia visibile via Internet mediante ODBC
che l'applicazione sia installata sulle macchine degli utenti
che siano opportunamente settati i parametri ODBC relativi al Database
il sistema consente di impostare note per l'installazione e l'uso
dell'applicazione ed i parametri ODBC in modo che siano visibili all'utente
(click con il tasto destro, selezionare Proprietà nel menu a contestuale che
appare)
Come
si utilizza una Applicazione Esterna?
Prima di utilizzare l'applicazione, cliccare con il destro sull'icona ed aprite
la form "Proprietà" dal menu contestuale. Nella pagina
"NOTE" si trovano le eventuali indicazioni del responsabile
dell'applicazione utili per l'uso e la eventuale installazione
Se l'applicazione richiede una password personale questa dovrà essere
preventivamente inviata agli utenti a cura del responsabile dell'applicazione
Alcune applicazioni debbono essere installate sulla macchina dell'utente, le
NOTE dovrebbero contenere indicazioni utili per l'installatore
Per utilizzare l'applicazione basta fare doppio click sull'icona, se I parametri
sono correttamente impostati si dovrebbe essere immediatamente dentro
l'applicazione
Cos'è
un Visitatore e cosa può fare
Un Visitatore è simile ad un utente ma ha diverse importanti limitazioni:
Non ha un Ufficio Privato ma entra in una sala comune detta "Sala
d'Attesa"
Non vede l'albero dell'ufficio e non può spostarsi da una stanza
all'altra di sua iniziativa ma può solamente essere "invitato" da un
utente
Non può inviare messaggi di sorta ad altri utenti salvo tramite la
Reception nella Sala d'Attesa e solo agli utenti che "ricevono" in
quel momento
Non può possedere chiavi, quindi può accedere solamente ad oggetti che o
non hanno serratura o consentono accesso anche da chi non ha la chiave (ad es.
bacheche, etc.)
A parte ciò il Visitatore ciò che fa un normale utente, chattare, parlare,
scambiare file su classificatori senza chiave, leggere le bacheche, etc. Deve
però essere ricevuto da un utente per avere accesso alle varie stanze
dell'ufficio.
Come
posso creare una sala d'attesa ed avere Visitatori
Per avere Visitatori occorre creare una sala d'attesa, per questo basta che
l'Amministratore, nel creare una nuova stanza selezioni Sala d'Attesa.
NOTA: In un ufficio può esistere al massimo una Sala d'Attesa
NOTA: La Reception ha una dimensione che determina il numero massimo di
Visitatori invitabili, alla creazione questa è zero, per invitare dei
Visitatori l'Amministratore deve impostare questo parametro ad un valore
maggiore di zero cliccando col destro sulla Reception e selezionando
Ridimensiona
Come
si invita un Visitatore
Aprendo la Reception (che si trova nella Sala d'Attesa ma può essere aperta
anche cliccando sul bottone Reception nella barra strumenti in alto) appare una
Form dalla quale è possibile invitare un nuovo Visitatore cliccando su
"Invita".
NOTA: La Reception ha una dimensione che determina il numero massimo di
Visitatori invitabili, alla creazione questa è zero, per invitare dei
Visitatori l'Amministratore deve impostare questo parametro ad un valore
maggiore di zero cliccando col destro sulla Reception e selezionando
Ridimensiona
Come
si gestisce un Visitatore?
I Visitatori possono essere invitati come un normale utente, è possibile
ricevere richieste di udienza dai Visitatori solo se siamo disponibili a
ricevere Visitatori, per segnalare al sistema questa disponibilità basta aprire
la Reception (che si trova nella Sala d'Attesa ma può essere aperta anche
cliccando sul bottone Reception nella barra strumenti in alto) e, nella form che
appare selezionare la casella "Posso ricevere Visitatori".
NOTA:Spostandosi nelle diverse stanze il Visitatore deve essere invitato di
volta in volta nella nuova stanza in quanto egli non può spostarsi da una
stanza all'altra in modo autonomo
Ricorda che il Visitatore non può avere chiavi ma accesso agli oggetti come un
qualsiasi utente senza chiavi. Può quindi leggere da una bacheca o lavorare su
un classificatore senza serratura
Cosa
è e a cosa serve il manutentore?
Il Manutentore è un utente dell'ufficio che rappresenta un tecnico di Free
Tuscany.
Il Manutentore o uomo della manutenzione può entrare nell'ufficio ed utilizzare
tutte le possibilità per aiutarci a risolvere problemi relativi
all'utilizzo del servizio.
L'Amministratore può decidere se attivare o meno il servizio ma ogni utente
può usufruirne.
Come
uso il servizio di manutenzione?
L'amministratore può abilitare o disabilitare il servizio di manutenzione
semplicemente creando o distruggendo la Stanza della Manutenzione.
Ogni utente, se il servizio è attivo, può chiamare l'uomo della manutenzione
cliccando sul menu Aiuto e sulla voce Chiama il Manutentore; l'intervento sarà
effettuato, in base alle esigenze dell'utente, il prima possibile.
Come
è tutelata la mia privacy abilitando l'uomo della manutenzione?
L'uomo della manutenzione è un utente come gli altri che, all'ingresso nel
vostro ufficio, non possiede chiavi (e non può quindi entrare in stanze con la
serratura ne' utilizzare oggetti che abbiano una serratura).
Durante il suo intervento può ricevere chiavi e, in tal caso può accedere alle
stanze ed agli oggetti aperti con le chiavi che possiede; non esistono
limitazioni specifiche per l'uomo della manutenzione per cui la privacy dei dati
a cui ha accesso è garantita dalla correttezza di Free Tuscany.
Se ha dati particolarmente riservati li tenga in classificatori con serratura e
non dia le chiavi di quei classificatori al Manutentore, egli non ha alcuna
possibilità di accedere a quei dati.
...
mettere in comune dei dati?
Sono possibili diversi modi.
Se i dati debbono essere disponibili anche quando il vostro computer è spento
è indispensabile utilizzare un "classificatore remoto", in tal caso i
dati risiedono sul server e sono disponibili per tutte le persone autorizzate 24
ore al giorno 7 giorni la settimana.
Se i dati sono aggiornati continuamente e si vuole rendere disponibile sempre
l'ultima versione, oppure se i dati da mettere a disposizione sono parecchi ma
solo pochi di essi sono effettivamente letti o aggiornati dai collaboratori,
allora può convenire utilizzare un "classificatore locale", in tal
caso i dati restano sul vostro computer e vengono inviati direttamente a chi ne
fa richiesta senza transitare per il server. Se, infine, i dati debbono essere
"pubblicati" in modo da essere leggibili da molti ma non modificabili,
allora conviene utilizzare una "Bacheca".
...
comunicare con gli altri Utenti dell'Ufficio?
easydesk mette a disposizione diversi mezzi di comunicazione:
per conversare tra poche persone è possibile "parlare" tramite chat;
è possibile conversare in voce in una stanza tenendo delle vere e proprie
conferenze;
la posta interna consente di inviare messaggi istantanei per comunicazioni
interne all'Ufficio (analogamente alle e mail, ma in maniera più rapida);
per comunicazioni circolari a molte persone, all'interno dell'Ufficio, è
disponibile la Bacheca;
per scambi di idee o discussioni a più voci è disponibile la creazione di
Forum accessibili via web.
per mostrare dinamicamente documenti e immagini durante una riunione è a
disposizione la Lavagna.
...
sorvegliare la mia posta elettronica?
Per poterlo fare bisogna, almeno una volta, impostare gli indirizzi di posta
che si vogliono tenere sotto controllo nel seguente modo:
aprire la finestra di "Verifica Posta Elettronica" (dal menu
principale "Finestre", dal menu principale "Scrivania" /
"Accessori Standard" o, infine, dal pulsante "Verifica Posta
Elettronica" sulla barra degli strumenti);
selezionare "Aggiungi" nel menu "E-Mail" di tale finestra ed
aggiungere i dati delle caselle di posta che si vuole sorvegliare. (i dati sono
gli stessi che si trovano nel vostro programma mailer; ad es.: Outlook, Outlook
Express, Eudora, etc.);
se necessario, correggere e/o eliminare eventuali indirizzi errati o non più
utili tramite le voci "Modifica" e "Cancella" del menu
"EMail".
A questo punto, il sistema verificherà ciclicamente le caselle indicate e vi
avvertirà quando in una di esse è pervenuta una nuova e mail.
NOTA: questo meccanismo non è utilizzabile per le caselle di posta utilizzate
esclusivamente mendiante WEB-mail
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concedere il diritto di accedere alle stanze o ai dati?
I diritti di accesso sono rappresentati da chiavi; per ogni oggetto dotato di
serratura (stanza, classificatore, Bacheca, etc.) esiste una sola Chiave master
(da cui si possono fare delle copie e che è in possesso del proprietario
dell'oggetto) e possono esistere più copie (concesse e revocate dal
proprietario).
Per avere accesso ai dati, ad esempio contenuti in un classificatore o una
bacheca, occorre prima avere accesso alla stanza che contiene il classificatore
o la bacheca. In questo modo è possibile realizzare dei sistemi di controllo
degli accessi molto sofisticati, ad esempio il controllo tipo "cassetta di
sicurezza": un Utente A è il proprietario di una stanza e non ha concesso
copie, nella stessa stanza esiste un classificatore di proprietà di un altro
Utente B, il quale neppure ha concesso copie. In questa situazione solamente B
può accedere ai dati, ma esclusivamente su permesso di A che deve ammetterlo
nella stanza in cui è localizzato il classificatore.
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riconoscere immediatamente i diversi "oggetti"?
L'interfaccia utente del software client usa una serie di icone ed elementi
grafici per consentire di individuare ed utilizzare in maniera rapida ed
intuitiva tutti gli "oggetti".
I diversi "oggetti" sono rappresentati da appropriate icone che ne
permettono un riconoscimento immediato e sicuro. Ad esempio, le stanze sono
rappresentate da porte, i classificatori dal disegno schematico di un
classificatore, etc.
A queste icone possono essere "sovrapposti" altri elementi grafici che
evidenziano una qualche caratteristica dell'oggetto. Ad esempio, quando
l'accesso ad un "oggetto" è subordinato al possesso di una Chiave,
sulla corrispondente icona viene disegnato un lucchetto che, a seconda se aperto
o chiuso, indica all'Utente il possesso o meno della relativa chiave.
Viene, inoltre, utilizzato un "codice colore" per indicare all'Utente
se la proprietà dell'oggetto stesso è sua o di altri: in azzurro sono mostrati
gli oggetti che vi appartengono, in rosso quelli che appartengono ad altri.
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comincio a lavorare con l'ufficio (Amministratore)?
Prima di tutto occorre collegarsi al proprio ufficio impostando l'account, se
non è già stato impostato e cliccando "connetti"
Una volta dentro l'ufficio dobbiamo invitare collaboratori con cui comunicare o
condividere dati, creare stanze ed arredarle creando classificatori e bacheche
(che ci consentono di condividere dati)
IMPORTANTE: perchè l'ufficio funzioni, come nella vita reale, occorre
"metter su" l'ufficio creando stanze, arredandole e invitando
collaboratori!
... tenere
una riunione
È possibile trovarsi in una stanza easydesk e chattare, documenti che debbono
essere visti durante la riunione possono essere caricati in ogni momento in una
bacheca o in un classificatore, ma certo il modo migliore per tenere una
riunione è usare la voce e la lavagna.
Quando tutti i partecipanti sono nella stanza attivate la voce (a tutti gli
altri parecipanti verrà chiesto automaticamente di attivare la voce anche sui
loro computer), chi ha la chiave della lavagna (ovvero chiunque se la lavagna è
senza serratura) può aprire la lavagna ed utilizzarla per mostrare agli altri
partecipanti qualunque finestra abbia aperta sul suo computer, egli può inoltre
passare la lavagna a chi desidera perchè ha qualcosa da mostrare ai
partecipanti